Enterprise Resource Planning

STRUKTUR ORGANISASI DEPARTMENT ACCOUNTING

JOB DESCRIPTION MANAGER & STAFF ACCOUNTING

1. Accounting Manager

Tujuan Jabatan

Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan, memonitor dan mengevaluasi sistem kerja akunting untuk pengelolaan data keuangan dan neraca Rugi – Laba perusahaan.

Tanggung Jawab Utama

No	Uraian	Skala Waktu H/M/B/T
1	Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat sesuai strategi bisnis perusahaan	B/T
2	Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca R/L	B/T
3	Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas akunting lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat	BM
4	Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem akunting untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis	BM
5	Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM akunting	B/M
6	Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan	Sewaktu-waktu
H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

Indikator

Financial	:	1.	Area Pemasaran
		2.	Pengeluaran
		3.	BiayaOperasional
		4.	Income
		5.	Revenue
		6.	Sales Turn Over
		7.	PenggunaanAset : Set Komputer

Dimensi

Memutuskan strategi kebijakan akunting dalam implementasi strategi per bulan sesuai arahan strategis perusahaan
Menangani masalah strategis dalam implementasi kebijakan akunting perusahaan
Memutuskan permasalahan tehnis strategis harian

2. Accounting Staff

Tujuan Jabatan

Bertanggung jawab dalam melakukan pencatatan dan perhitungan serta medokumentasikannya yang berhubungan dengan kegiatan keuangan perusahaan.

Tanggung Jawab Utama

No	Uraian	Skala Waktu H/M/B/T
1	Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan	B/T
2	Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan	B/T
3	Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan	BM
4	Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara periodik (bulanan atau tahunan )	B/T
5	Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan secara periodik (bulanan atau tahunan)	B/T
6	Melakukan pembayaran gaji karyawan	B
7	Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankan dan kemampuan keuangan perusahaan	H/M/B/T
H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

FUNGSI KEPALA DIVISI KEUANGAN DAN AKUNTANSI

Membantu Direktur Keuangan & Umum dalam mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan keuangan beserta administrasinya, penyusunan laporan keuangan, penyusunan anggaran tahunan (RKAP), bahan penyusunan laporan manajemen dan pembinaan PUKK.

Tugas Pokok Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi

Mengkoordinasikan pengendalian kegiatan Akuntansi Manajemen, Keuangan, Sistem Informasi Keuangan, dan Kegiatan Pembinaan Usaha Kecil & Koperasi (PUKK).
Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan laporan akuntansi manajemen perusanaan.
Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang ditentukan.
Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).
Mengusulkan sistem dan prosedur akuntansi dan keuangan yang memadai untuk pengembangan system informasi & keuangan dan bentuk – bentuk pelaporan.
Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporan laba / rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta perinciannya (bulanan, triwulan maupun akhir tahun) sesuai dengan kebijakan akuntansi Direksi.
Mengevaluasi kajian kelayakan investasi dalam surat-surat berharga, akuisisi, merger dan privatisasi.
Mengevaluasi dan menyampaikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) kepada Direksi.
Melaporkan kinerja manajemen unit operasi terhadap anggaran dan standar biaya dan memberikan penjelasan disertai rekomendasi perbaikan yang diperlukan.
Melaksanakan perencanaan dan pengendalian anggaran bulanan, triwulan dan tahunan.
Memeriksa pengajuan Rencana Kebutuhan (RK) dan uang kas kecil (petty cash).
Memberikan pertimbangan mengenai kebutuhan dana yang tidak tersedia alokasi anggarannya dan kebutuhan dana lain di luar anggaran
Menghitung harga pokok dan mengusulkan penetapan tarif.
Mengevaluasi rencana kebutuhan biaya operasional dan modal kerja serta recana penerimaan dan pengeluaran Kas/Bank.
Mengelola alat-alat pembayaran dan surat-surat berharga.
Mengevaluasi penutupan asuransi dan tuntutan ganti rugi.
Mengevaluasi perhitungan kewajiban perpajakan sesuai Undang-Undang Perpajakan.
Menyelenggarakan program bantuan dan pembinaan terhadap Usaha kecil dan Koperasi.
Menyelenggarakan data base mitra binaan.
Menyelenggarakan kegiatan bina lingkungan.
Mengkoordinasikan penyelesaian piutang macet ke Direktorat Jenderal Piutang Lelang Negara, Komisaris dan Pemegang Saham.
Melakukan kompilasi, analisis dan evaluasi piutang usaha dari unit usaha setiap bulan.
Merumuskan Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu Perusahaan yang telah ditetapkan.
Menyiapkan laporan kegiatan Divisi secara benar dan tepat waktu.

Tanggung Jawab Divisi Keuangan dan Akuntansi

Mengelola arus keluar/masuk keuangan perusahaan.
Mengontrol dan memastikan semua pekerjaan untuk klien di “invoice” tepat waktu dan dibayar sesuai termin.
Koordinasi masalah pajak dengan pihak konsultan dan memastikan semua aktifitas yang terkait dengan pajak dijalankan dengan baik dan tepat waktu.
Memantau kegiatan di bagian keuangan, termasuk koordinasi dengan semua bagian terkait untuk memastikan semua aktifitas yang berhubungan dengan bagian keuangan berjalan dengan lancar dan benar.
Memastikan semua prosedur dan kebijakan perusahaan dijalankan dengan baik dan konsisten oleh semua staf bagian keuangan dan semua pihak terkait yang dapat mempengaruhi kinerja bagian keuangan.
Identifikasi kelemahan sistem (terutama yang berpotensi merugikan keuangan perusahaan) dan melakukan perbaikan.
Membina staf bagian keuangan supaya dapat bekerja maksimal.

Batasan Wewenang Divisi Keuangan dan Akuntansi

Mengusulkan perubahan / penggeseran anggaran kepada Direktur Keuangan & Umum.
Melakukan perubahan nomor rekening.
Melakukan perubahan bentuk laporan keuangan.
Meneliti dan menandatangani R/K.
Mengusulkan mata anggaran kepada Direktur Keuangan & Umum.
Menandatangani cek / giro sesuai ketentuan yang berlaku
Meneliti / memeriksa dan mengusulkan perubahan kebijakan akuntansi kepada Direktur Keuangan & Umum.
Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Manajemen Perusahaan.
Menerima atau menolak permintaan pembayaran dari unit kerja.
Mengajukan pembayaran seluruh kewajiban perusahaan (perpajakan, retribusi, dan dividen) serta pertanggungjawaban keuangan perusahaan kepada pihak yang berwenang.
Mengevaluasi dan mengajukan usulan kelayakan investasi kepada Direksi.
Sebagai koordinator dalam pengembangan sistem informasi akuntansi & keuangan.
Menyusun dan merevisi Sasaran Mutu dan Prosedur Mutu Unit Kerja.
Mengusulkan kepada Direksi pemberian bantuan modal dan program hibah dalam rangka pembinaan Usaha Kecil dan Koperasi.
Mengusulkan kepada Direksi bantuan bina lingkungan kepada masyarakat di sekitar wilayah perusahaan (Community Development)
Mengusulkan kepada Direksi penghapusan piutang macet.
Menandatangani laporan analisis dan evaluasi piutang usaha.

Laporan akuntansi

Akuntansi disebut sebagai bahasa bisnis karena merupakan suatu alat untuk menyampaikan informasi keuangan kepada pihak-pihak yang memerlukannya. Semakin baik kita mengerti bahasa tersebut, maka semakin baik pula keputusan kita, dan semakin baik kita di dalam mengelola keuangan. Untuk menyampaikan informasi-informasi tersebut, maka digunakanlah laporan akuntansi atau yang dikenal sebagai laporan keuangan. Laporan keuangan suatu perusahaan biasanya terdiri atas empat jenis laporan, yaitu neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan laporan arus kas.

Neraca, adalah suatu daftar sistematis yang memuat informasi mengenai aktiva, utang dan modal suatu perusahaan pada akhir periode tertentu. Disebut sebagai daftar yang sistematis, karena neraca disusun berdasarkan urutan tertentu. Dalam neraca dapat diketahui berapa jumlah kekayaan perusahaan, kemampuan perusahaan membayar kewajiban serta kemampuan perusahaan memperoleh tambahan pinjaman dari pihak luar. Selain itu juga dapat diperoleh informasi tentang jumlah utang perusahaan kepada kreditur dan jumlah investasi pemilik yang ada di dalam perusahaan tersebut.
Laporan laba rugi, adalah ikhtisar mengenai pendapatan dan beban suatu perusahaan untuk periode tertentu, sehingga dapat diketahui laba yang diperoleh dan rugi yang dialami.
Laporan perubahan modal, adalah laporan yang menunjukkan perubahan modal untuk periode tertentu, mungkin satu bulan atau satu tahun. Melalui laporan perubahan modal dapat diketahui sebab-sebab perubahan modal selama periode tertentu.
Laporan arus kas, dengan adanya laporan ini pemakai laporan keuangan dapat mengevaluasi perubahan aktiva bersih perusahaan, struktur keuangan (termasuk likuiditas dan solvabilitas) dan kemampuan perusahaan di dalam menghasilkan kas dimasa mendatang.

Siklus Akuntansi

Perusahaan jasa

Untuk membuat Laporan Keuangan, khususnya perusahaan jasa terdapat delapan langkah, yang dikenal dengan Siklus Akuntansi. kedelapan langkah tersebut adalah.

Transaksi keuangan
Mencatat segala transaksi keuangan, berdasarkan bukti asli transaksi, dalam satu periode akuntansi
Membuat Jurnal Umum berdasarkan catatan no.2
Membuat Buku Besar
Membuat Jurnal Penyesuaian
Membuat Laporan Keuangan: Laporan Laba rugi, Neraca, dan Leporan Perubahan Modal
Membuat Jurnal Penutup
Membuat Neraca Saldo setelah penutupan

Perusahaan dagang

Untuk perusahaan dagang, sebenarnya juga hampir sama tetapi ada tambahan lain. Langkah-langkah tersebut adalah:

· Tahap Pencatatan

Transaksi (Transaksi Internal dan Transaksi Eksternal)
Pengumpulan Bukti Transaksi
Mencatat ke dalam Jurnal Umum, Jurnal Khusus dan ke dalam Buku Besar Pembantu
Merekapitulasi Jurnal Umum dan Jurnal Khusus
Posting ke Buku Besar

· Tahap Pengikhtisaran

Membentuk Neraca Saldo
Menyusun Ayat Jurnal Penyesuaian
Membentuk Kertas Kerja (Worksheet) dalam bentuk Neraca Lajur

· Tahap Pelaporan Keuangan

Menyusun Laporan Keuangan

1) Laporan Laba Rugi

2) Laporan Perubahan Modal

3) Laporan Neraca

4) Laporan Arus Kas

2. Menyusun Ayat Jurnal Penutup

3. Membentuk Neraca Saldo setelah Penutupan

4. Menyusun Ayat Jurnal Pembalik

PT JELLY FISH INDONESIA

PT Jelly Fish Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang supplier jasa, khususnya jasa security, jasa maintenance (jasa service AC, komputer, dan mesin fotokopi), dan jasa office boy. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2012 dengan head office yang bertempat di Srengseng Sawah, Jakarta Selatan.

Walaupun tergolong perusahaan baru, namun kami menargetkan untuk menjadi salah satu perusahaan jasa multi-international terbesar di Asia Tenggara pada tahun 2015. Saat ini, jumlah karyawan kami telah mencapai puluhan orang dengan puluhan customer yang tersebar di seluruh nusantara, salah satu customer kami adalah PT KITA.

SEJARAH SINGKAT

PT Jelly Fish merupakan badan usaha milik pribadi yang didirikan oleh Bpk Budiman di tahun 1999 yang pada awalnya memulai bisnis jasa service mesin ketik dengan jumlah karyawan yang sangat terbatas dan pelanggan yang masih sangat minim pula pada saat itu.

Seiring perkembangan teknologi dan semakin banyaknya permintaan jasa service elektronik, akhirnya PT Jelly Fish mulai mengembangkan jasa service komputer dan mesin fotokopi di tahun 2004.

Perkembangan industri yang sangat pesat di kawasan Jakarta khususnya Jakarta Selatan, akhirnya PT Jelly Fish mulai melebarkan sayapnya ke arah supplier jasa tidak hanya service komputer dan mesin fotokopi, namun service AC, serta jasa security dan office boy. Dan pada tahun 2012 PT Jelly Fish resmi berganti nama menjadi PT Jelly Fish Indonesia.

VISI

Menjadi perusahaan jasa global yang berkualitas dan berdaya guna.

MISI

Menyediakan lapangan kerja demi meningkatkan kesejahteraan sumber daya manusia.
Menyediakan jasa service yang berkualitas dengan harga yang kompetitif.

PROFIL PERUSAHAAN

Nama Perusahaan : PT Jelly Fish Indonesia

Alamat : Jl. Srengseng Sawah No. 38, Jagakarsa Jakarta Selatan 12640

Telepon : (021) 77207389

Email Kantor : kantor.jfi@gmail.com

Email Purchasing : purchase.jfi@gmail.com

Email Sales : salespenjualan.jfi@gmail.com

Email Master Data : masterdata.jfi@gmail.com

Email HRD : hrdrekrutment.jfi@gmail.com

Email Accounting : akunting.jfi@gmail.com

Email Finance : finacc.jfi@gmail.com

Blog : jfi-uperp20141.blogspot.com

BUSINESS PROCESS PT JELLY FISH INDONESIA

Business Process Maintenance Service PT Jelly Fish Indonesia:

Business Process Security Service PT Jelly Fish Indonesia:

Business Process Office Boy Service PT Jelly Fish Indonesia:

Untuk file business process terkait dapat diunduh di link dropbox berikut:

Business Process Maintenance Service
https://www.dropbox.com/s/xq8lhlotid2c3xs/JFI%20MAINTENANCE%20SERVICE.jpg?dl=0

Business Process Security Service
https://www.dropbox.com/s/q35ow63r4cbrrga/JFI%20Security%20Service.jpg?dl=0

Business Process Office Boy Service
https://www.dropbox.com/s/usi3vzgeoi5w004/JFI%20Office%20Boy%20Service.jpg?dl=0

Enterprise Resource Planning

Jumat, 23 Januari 2015

TUGAS UAS - ERP HALILINTAR C. BUANA (4413217135)

Tugas 10 - Skenario Purchase OpenERP PT. JFI

Transaksi Sales di OpenERP terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:

TUGAS 9 - Membuat Skenario Purchase

Selasa, 20 Januari 2015

TUGAS 7 & 8 (Kelompok) - MELENGKAPI MASTER DATA PT. JELLY FISH INDONESIA DI OPENERP

Senin, 08 Desember 2014

TUGAS 6 (KELOMPOK) - ACCOUNTING DEPARTMENT

TUGAS 5 (KELOMPOK) - PROFIL PERUSAHAAN PT. JELLY FISH INDONESIA